Bayangkan sekiranya anda mempunyai mesyuarat dalam talian yang berlarutan lebih dari satu jam dan tiada penghujungnya. Langkah terbaik adalah anda akan termenung sambil berangan – angan seperti menyusun atur perabot di rumah berbanding fokus terhadap situasi perbincangan. Kebanyakannya, mesyuarat dalam talian adalah seperti itu. Mesyuarat dalam talian yang dilanjutkan telah didokumentasikan dengan baik terutamanya sejak semua orang bekerja dari jarak jauh. Sebilangan pengurus lebih mempercayai bahawa tempoh mesyuarat yang panjang adalah lebih baik dan lebih produktif.

Walaubagaimanapun, tempoh mesyuarat yang panjang tidak bermakna lebih baik. Ia nampak seperti anda telah menyelesaikan banyak topik namun ia sebenarnya hanya mengulangi topik yang sama. Hal ini akan menyebabkan berlakunya mesyuarat kali kedua yang tidak dapat dielakkan, diikuti dengan mesyuarat yang seterusnya dan akhirnya, anda akan dapat menilai topik utama perbincangan tersebut. Pada masa kini, kita berada di kitaran mesyuarat tanpa henti. Hal ini terutamanya disebabkan oleh kekurangan tumpuan dan rasa tanggungjawab dalam kalangan semua ahli untuk membantu memudahkan objektif mesyuarat tersebut.

Bagi mengelakkan ianya daripada berlaku, terdapat langkah penyelesaian untuk masalah ini. Teknik ini sudah biasa digunakan di beberapa organisasi besar seperti Intel, Google dan Microsoft. Ianya dipanggil “Time-Boxing”.

“Time-Boxing” ialah prinsip Scrum yang menganggap masa sebagai kekangan sewaktu mengendalikan mesyuarat. Ini bermakna mesyuarat dan pecutan projek tidak boleh melebihi tempoh masa yang ditetapkan.

Sebagai contoh, “Daily Stand Up Meeting” ialah 15 minit atau kurang. Had masa ini akan memaksa orang untuk memberi tumpuan terhadap hasilnya. Gangguan dan perbincangan berlarutan yang tidak memberi hasil akan dihadkan, kerana masa dianggap sebagai sumber berharga yang tidak ternilai. Semua ahli pasukan perlu menumpukan kepada tugas atau aktiviti penting serta menghindari daripada melakukan tugasan yang tidak penting.

Kesimpulannya, “Time-Boxing” membantu mewujudkan persekitaran yang membolehkan ahli pasukan memberi tumpuan kepada projek. Sekiranya ahli pasukan memberi tumpuan, semua aktiviti seperti mesyuarat dan had waktu untuk sesuatu projek tidak akan berlanjutan selama-lamanya. Hal ini membolehkan ahli pasukan mempunyai lebih banyak masa untuk menghasilkan idea yang kreatif. Ia malah dapat mengurangkan situasi mengelamun ketika mesyuarat!

Untuk mengetahui lebih lanjut berkenaan “Time-Boxing” dan teknik “Agile Management” yang lain, sila tekan pautan ini.

Daripada,

Udhay Sharma

Scrum Master and Scrum enthusiast since 2017